Factura electrónica obligatoria y ayudas del Kit Digital
Va a afectar a casi todos los negocios. El Kit Digital cubre la implantación, y conviene no dejarlo para el final del plazo.
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La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales es de los cambios normativos que más va a tocar a los negocios pequeños, y de los que menos se ha explicado bien.
Qué es exactamente
No es mandar un PDF por correo. Eso ya se hace y no cuenta. La factura electrónica es un documento en un formato estructurado que los sistemas pueden leer sin que nadie teclee nada, con su registro y su trazabilidad.
La diferencia práctica: un PDF lo lee una persona; una factura electrónica la lee un programa. Eso es lo que permite que se pueda comprobar, cruzar y controlar de forma automática.
A quién afecta
A las operaciones entre empresas y profesionales. Si facturas a otras empresas o a autónomos, te afecta. Si vendes solo a particulares, el impacto es menor, aunque tener el sistema montado tampoco sobra.
Sobre los plazos
Los calendarios de entrada en vigor se han ido ajustando y dependen del desarrollo reglamentario. Cualquier fecha concreta hay que comprobarla en el BOE: aquí no vamos a darte una que luego cambie.
Qué tienes que hacer
- Tener un sistema de facturación que emita en el formato exigido, no un documento de texto ni una hoja de cálculo.
- Poder recibir facturas electrónicas de tus proveedores y conservarlas como toca.
- Informar del estado de las facturas recibidas dentro de los plazos que se fijen.
- Conservar los registros durante el periodo que marque la normativa.
Cómo lo cubre el Kit Digital
La categoría de factura electrónica está pensada exactamente para esto: financia la implantación de la solución y su mantenimiento durante el periodo de prestación.
El importe máximo depende de tu segmento. Para un autónomo o una empresa pequeña suele cubrir el coste completo de una solución razonable, así que en la práctica no pones dinero.
Por qué no conviene dejarlo para el final
Dos motivos. El primero es que la implantación lleva tiempo: hay que migrar clientes, series de facturación y datos fiscales, y eso no se hace en una tarde.
El segundo es el cuello de botella. Cuando la obligación apriete, todo el mundo va a querer implantarlo a la vez, y los agentes digitalizadores tienen una capacidad limitada. Quien llegue el último va a pagar más y a esperar más.
Y si ya tengo un programa de facturación
No se puede usar el bono para pagar de forma retroactiva lo que ya tienes contratado, ni para renovar una licencia. Sí para una mejora sustancial y demostrable, y adaptar un sistema al nuevo formato normalmente lo es.
Si tienes dudas sobre si tu caso encaja, cuéntanoslo y lo miramos antes de que te compliques.